Pravilno zaporedje je odvisno od tega, kaj mora biti potrjeno: izvirna listina ali podpis na prevodu. Preverite razliko in pripravite celoten komplet.
Kratek odgovor
Enotnega zaporedja za vse listine in države ni. Če prejemnik zahteva apostille na izvirni listini in prevod celotnega kompleta, je smiselno najprej urediti apostille, nato pa listino skupaj s potrditvijo poslati v prevod. Če zahteva dodatno potrditev podpisa sodnega tolmača, ta korak sledi izdelavi prevoda. Pred začetkom zato pridobite natančno navodilo prejemnika in preverite, ali je apostille sploh potreben.
Kaj potrjuje apostille in kaj sodni prevod?
Apostille potrjuje pristnost podpisa, funkcijo podpisnika in po potrebi pečat oziroma žig na javni listini. Ne potrjuje resničnosti njene vsebine in ne prevede besedila. Sodno overjeni prevod pa je prevod, ki ga ustrezno potrdi sodni tolmač. Postopka imata različen namen, zato enega ne morete samodejno nadomestiti z drugim.
Uradna pojasnila o tem so na eUpravi – overitve javnih listin. Pri vprašanju za organ ne uporabljajte le besede »overitev«, saj lahko pomeni overitev kopije, podpisa, listine za tujino ali potrditev prevoda. Če veste, kaj mora biti potrjeno, je naslednji korak bistveno jasnejši.
Prvo vprašanje: ali potrebujete apostille?
To preverite za konkretno vrsto listine, državo izdaje, državo uporabe in postopek. Nekatere izjeme izhajajo iz mednarodnih pravil ali sporazumov. Pri določenih javnih listinah med državami EU veljajo poenostavitve; to pa ne pomeni, da je vsaka listina za katerokoli uporabo v EU oproščena vseh formalnosti. Prav tako ni mogoče sklepati, da vsaka država zunaj EU nujno zahteva isti postopek.
Če prejemnik navede le »legalizirano in prevedeno«, prosite za pojasnilo: katera listina naj bo potrjena, kakšna potrditev je potrebna in kdo sme pripraviti prevod? Za splošni pregled možnosti pri določenih listinah uporabite uradne informacije EU o javnih listinah. Odločilen za naročilo pa naj bo preverjen seznam zahtev vašega postopka.
Primer 1: apostille na izvirniku pred prevodom
Predpostavimo, da ustanova zahteva potrjeno izobraževalno listino in njen prevod z vsemi prilogami. Če je za ta primer potrjen apostille na izvirniku, najprej uredite to potrditev. Nato pošljite sken listine in apostille skupaj. Tako prevajalec od začetka vidi celoten dokument in lahko v ponudbo vključi tudi besedilo potrditve.
Če pošljete diplomo v prevod danes, apostille pa dodate šele pozneje, se lahko spremeni obseg naročila ali način povezave dokumentov. To lahko zahteva dodatno delo in nov dogovor o roku. Ne pomeni, da je vsak prejšnji prevod neuporaben, pomeni pa, da končni komplet morda še ne ustreza navodilu. Pri storitvi prevod diplome zato vedno omenite dodatne potrditve, ki jih še urejate.
Primer 2: dodatna potrditev prevoda
Drugačen položaj nastane, če navodilo izrecno zahteva potrditev podpisa sodnega tolmača na že izdelanem prevodu. Najprej mora obstajati prevod v zahtevani obliki, šele nato je mogoče urediti ta nadaljnji korak. To zahtevo ločite od apostille na izvirni listini, saj lahko v enem postopku nastopata dve različni ravni potrjevanja.
Pošljite celotno navodilo prejemnika, ne samo fotografije enega stavka. Pomemben je tudi kontekst: ali gre za listino, izdano v Sloveniji, tujo listino za uporabo v Sloveniji ali prevod za tretjo državo? Ne izbirajte organa in zaporedja samo na podlagi izkušnje znanca z drugačnim dokumentom. Prevajalsko izvedbo uskladimo z zahtevano končno obliko.
Ali se besedilo apostille tudi prevede?
Prejemnik lahko zahteva prevod celotnega kompleta, kar vključuje besedilo potrditve, vpisane podatke in relevantne oznake. Čeprav je oblika apostille standardizirana, to ni razlog, da njegovo besedilo samovoljno izpustite. Za pregled pošljite celotno listino in potrditev, tudi kadar je na hrbtni strani ali na pritrjenem dodatnem listu.
Pri ponudbi označite, ali je apostille že izdan ali ga še čakate. Če je potrditvenih listov več, jih posredujte v pravilnem zaporedju. Naši podatki o storitvi prevod listine z apostille pomagajo pripraviti gradivo, za natančen obseg pa je potreben pregled dejanskega dokumenta. Imena, datumi in številke morajo biti razvidni; ob nečitljivi kopiji vas lahko prosimo za boljši posnetek.
Ne razstavljajte že povezanih dokumentov
Listine, ki so povezane ali opremljene z uradnimi potrditvami, fotografirajte tako, da je razvidna vsebina in povezava med stranmi. Vezave ne odstranjujte samo zaradi lažjega skeniranja. Če se del besedila ne vidi dobro, se najprej dogovorite za primeren način predaje. Prav tako končnega overjenega prevoda ne razvežite in ga ne spreminjajte sami.
Za prvo ponudbo je uporaben kakovosten sken. Za izdelavo pa lahko prejemnik zahteva, da je prevod povezan z izvirnikom, overjeno kopijo ali kopijo. To vprašanje rešite pred fizičnim pošiljanjem. Če morate original obdržati pri sebi zaradi drugega postopka, to navedite takoj, da lahko preverite sprejemljivo obliko pri prejemniku.
Kako načrtujete čas in stroške?
Načrt sestavite po korakih: pridobitev listine, preverjanje zahtev, potrebna potrditev izvirnika, prevod, morebitna nadaljnja potrditev in dostava. Rok prevajanja ni rok celotnega upravnega postopka. Če imate datum obravnave, vpisa ali oddaje vloge, ga navedite ob prvem povpraševanju. Nujnost ne odpravi časa, ki ga potrebuje drug organ.
Pri ponudbi ločite strošek prevoda od morebitnih pristojbin, dodatnih izvodov in dostave. Daljše potrditve lahko povečajo obseg prevajanja. Zgodnji pregled celotnega kompleta je zato koristnejši od naročila »ene strani« brez prilog. To velja za rojstni list, potrdilo o nekaznovanosti in druge listine.
Pogosta vprašanja
Ali sodni tolmač izda apostille?
Potrditev apostille izda pristojni organ. Naloga sodnega tolmača je prevod in njegova ustrezna potrditev.
Ali lahko pošljem samo apostille?
Za prevod samo potrditve najprej pošljite tudi povezano listino za kontekst ter zahtevo prejemnika o obsegu.
Ali je postopek odvisen od jezika?
Jezik prevoda je pomemben, vendar država, listina in prejemnik določajo tudi formalne zahteve. Za izbiro storitve preverite angleščino ali nemščino.
Kako posredujete nejasno navodilo?
Če niste prepričani, kaj pomeni zahteva prejemnika, pošljite njeno celotno besedilo skupaj s podatki o listini. Koristno je navesti ime ustanove, državo in namen postopka. Fotografija enega žiga brez povezane listine pogosto ne daje dovolj konteksta. Vprašanje oblikujte konkretno: ali zahtevajo potrditev izvirnika, kopije ali podpisa na prevodu? Odgovor naj bo zapisan, da se lahko nanj oprete pri naročanju. Ko so zahteve jasne, pripravite seznam korakov in označite, kaj je že urejeno. S tem zmanjšate možnost, da bi isti dokument večkrat pošiljali med prevajalcem in organom ali po izdelavi prevoda odkrili manjkajočo potrditev.
