Od točnega naziva potrdila do jezika prevoda: preverite ključne korake, preden dokument oddate delodajalcu ali organu v tujini.
Kratek odgovor
Za zaposlitev v tujini najprej preverite, katero potrdilo delodajalec ali organ zahteva, kako sveže mora biti in ali potrebuje prevod. Če je zahtevan sodno overjeni prevod potrdila o nekaznovanosti, pošljite celotno izdano potrdilo, morebitne overitve in navodila prejemnika. Čitljiv PDF omogoča pripravo ponudbe, končno obliko pa uskladimo z zahtevami postopka.
Preverite točen naziv potrdila
Pogovorni izraz »potrdilo o nekaznovanosti« je lahko preširok. Izpis iz kazenske evidence ni enako potrdilu, da proti osebi ne teče kazenski postopek. Tudi potrdila iz različnih posebnih evidenc niso zamenljiva. Prejemnika prosite za natančen naziv ali vzorec zahteve. Če je navodilo v tujem jeziku, ga posredujte brez povzemanja, da se ključna razlika ne izgubi.
Slovensko Ministrstvo za pravosodje objavlja uradno storitev za izpis iz kazenske evidence. Tam preverite izdajo dokumenta in razpoložljive možnosti za uporabo v tujini. Prevajalska agencija potrdila ne izdaja in s prevodom ne potrjuje, da oseba ni bila obsojena; prenese vsebino listine, ki jo je izdal pristojni organ.
Kdo zahteva dokument in za kateri namen?
Zahtevo lahko postavi delodajalec, organ za dovoljenje, poklicna organizacija ali druga pristojna ustanova. Za isti delovni položaj je včasih treba dokument predložiti več prejemnikom. Njihove zahteve niso nujno enake. Pred naročilom ugotovite, ali potrebujete en overjeni izvod ali več, ter ali bo kdo sprejel elektronsko obliko.
Primer: kandidat pošilja dokazilo kadrovski službi, pozneje pa prejme še navodilo za upravni postopek. Če je prevod pripravljen samo po prvem navodilu, morda ne bo imel oblike, ki jo zahteva drugi prejemnik. Bolje je oba namena navesti že ob povpraševanju. Tako je mogoče uskladiti število izvodov in preprečiti nepotrebno ponovno pripravo dokumentacije.
Ali je prevod v EU vedno potreben?
Ne. Pri določenih javnih listinah, ki se predložijo med državami EU, lahko ustrezen večjezični standardni obrazec olajša uporabo dokumenta brez ločenega prevoda. Vendar je treba preveriti, ali konkretna listina in postopek spadata v ta okvir ter ali obrazec vsebuje dovolj podatkov za prejemnika. Izjeme ne posplošujte na vsako potrdilo ali vsako zasebno uporabo.
Na portalu Your Europe – javne listine so pojasnjene možnosti uporabe večjezičnih obrazcev in zahteve glede prevodov. Obrazec se uporablja skupaj z javno listino. Če prejemnik zahteva prevod dodatnih zaznamkov ali celotnega potrdila, nam posredujte njegovo navodilo. Namen preverjanja je naročiti tisto, kar dejansko potrebujete.
Starost potrdila in datum prevoda nista isto
Potrdilo opisuje stanje oziroma podatke v okviru izdaje, zato lahko prejemnik določi najdaljšo sprejemljivo starost listine. Nov prevod starega potrdila njegovega datuma ne spremeni. Če boste dokument oddali šele čez daljše obdobje, najprej preverite, kdaj je smiselno zaprositi za izdajo. Ne naročajte prevoda dokumenta, ki bo ob oddaji že prestarel za zahtevo prejemnika.
Pri časovnem načrtu upoštevajte izdajo potrdila, morebitno dodatno overitev, prevod in dostavo. Navedite končni datum oddaje in povejte, katere korake ste že uredili. Če potrdila še nimate, vam splošen opis lahko pomaga pri načrtovanju, natančno ponudbo in rok pa je smiselno potrditi po prejemu končne datoteke.
Kaj storiti z elektronsko podpisanim PDF-jem?
Če ste potrdilo prejeli elektronsko, shranite izvorni PDF in ga pošljite kot priponko. Tiskanje, fotografiranje in ponovno shranjevanje v PDF lahko izgubi informacije, ki jih vsebuje izvorna elektronska datoteka. Za ponudbo je pomembna čitljivost, za uradno uporabo pa tudi to, katero obliko dokumenta in prevoda sprejema prejemnik.
Zaslonska slika elektronskega podpisa ni enaka samemu elektronskemu podpisu. Prav tako sken papirnega overjenega prevoda ni avtomatično enakovreden elektronsko podpisanemu prevodu. Pred oddajo zato izrecno vprašajte, ali potrebujejo papirni izvod, izvorno elektronsko datoteko ali določeno elektronsko podpisano obliko. Način izvedbe potrdimo glede na zahtevo in možnosti za konkretno naročilo.
Apostille in dodatne potrditve
Če je potrebna potrditev izvirnega potrdila, jo praviloma vključite v gradivo za prevod, preden se dogovorite za dokončni obseg. Prejemnik lahko zahteva drugačno zaporedje ali dodatno potrditev prevoda, zato ne uporabljajte univerzalnega pravila za vse države. Pošljite potrdilo z vsemi prilogami in navedite državo izdaje ter državo uporabe. Dodatno pojasnilo najdete pri storitvi prevod listine z apostille.
Kaj pošljete prevajalski agenciji?
Za pregled potrebujemo celotno potrdilo, tudi hrbtno stran, če vsebuje žig ali opombo. Poleg dokumenta pošljite zahtevo prejemnika in naslednje podatke: izvorni jezik, ciljni jezik, namen uporabe, želeni rok in število izvodov. Za nemško govorečega prejemnika preverite prevod v nemščino, za ustanovo, ki sprejema angleščino, pa prevod v angleščino. Država zaposlitve sama ne določi vedno jezika.
Potrdilo lahko vsebuje občutljive osebne podatke. Pošljite samo dokumentacijo, ki je potrebna za naročilo, in se po potrebi predhodno dogovorite o načinu predaje. Ne dodajajte nepovezanih sodnih spisov ali osebnih dokumentov, če niso potrebni. Če je listina nečitljiva, je bolje pridobiti boljši posnetek kot pričakovati, da bo prevajalec nejasne podatke ugibal.
Cena, rok in pogoste napake
Na ceno vplivajo jezikovna kombinacija, obseg, vsebina dodatnih overitev in število izvodov. Kratko potrdilo z večstranskimi prilogami ni enako eni sami strani. Za rok so pomembni tudi razpoložljivost tolmača in dogovorjena dostava. Največ nepotrebnega dela povzročijo napačno izbrano potrdilo, prepozno preverjena starost dokumenta, manjkajoči apostille in napačen ciljni jezik.
Pogosta vprašanja
Ali lahko najprej pošljem fotografijo?
Da, če je celotna listina čitljiva. Za elektronsko izdano potrdilo je primernejša izvorna datoteka.
Ali prevod pomeni, da bo potrdilo sprejeto?
O sprejemu odloča prejemnik glede na svoj postopek. Zato njegova navodila preverite pred naročilom.
Kje naročim storitev?
Na strani prevod potrdila o nekaznovanosti so zbrane informacije za ponudbo. Za dodatna zaposlitvena dokazila preverite prevod pogodbe o zaposlitvi.
Kontrolni seznam tik pred naročilom
Pred potrditvijo ponudbe preverite pet stvari: potrdilo je pravo, datum izdaje je sprejemljiv, ciljni jezik je potrjen, dodatne overitve so vključene in rok omogoča pravočasno oddajo. Če dokument potrebujete za več namenov, se dogovorite tudi o številu izvodov. Začasni izpis ali osnutek ne sme po pomoti postati podlaga za končni overjeni prevod. Če dobite novo potrdilo z drugim datumom, ga jasno označite kot zamenjavo prejšnjega. Ponovno preverite, ali so vse strani prisotne. Ob prevzemu primerjajte ime, datum in vrsto potrdila z naročilom. Vezave in potrditve ne spreminjajte sami; morebitno vprašanje rešite s ponudnikom pred oddajo dokumenta.
