Ali za sodni prevod zadostuje sken dokumenta?

Kratek odgovor

Za prvo oceno cene in roka običajno zadostuje čitljiv sken ali kakovostna fotografija celotnega dokumenta. Za izdelavo in oddajo sodno overjenega prevoda pa je treba preveriti zahteve prejemnika: ali potrebuje povezavo z izvirnikom, overjeno kopijo ali kopijo ter ali sprejme papirno ali elektronsko obliko. Poslani sken zato ni samodejno odgovor na vprašanje, v kakšni obliki boste končni prevod predložili.

Ločite tri korake: ponudbo, izdelavo in oddajo

Pri ponudbi prevajalec potrebuje dovolj jasno gradivo, da oceni obseg, jezik in zahtevnost. Pri izdelavi mora imeti popolno vsebino ter dogovorjeno obliko potrditve. Pri oddaji pa prejemnik preverja, ali prejeta dokumentacija ustreza njegovemu postopku. Če te tri korake pomešate, lahko nastane napačno pričakovanje, da je vsaka datoteka, primerna za ponudbo, že primerna tudi za uradno predložitev.

Primer: pošljete fotografijo diplome in dobite ponudbo. To še ne pomeni, da bo tuja ustanova sprejela fotografijo končnega prevoda. Morda zahteva papirni izvod, povezan z določeno obliko listine. Zato je ob prvem sporočilu koristno napisati, komu dokument oddajate in kakšna navodila ste prejeli. Več o obliki storitve pojasnjuje stran sodno overjeni prevodi.

Kako pripravite dober sken?

Dokument položite ravno in zajemite celotno stran. Besedilo mora biti berljivo tudi ob povečavi, žigi in podpisi pa dovolj razločni, da je mogoče prepoznati vsebino. Ohranite barve, kadar pomagajo razlikovati žig, dopis ali potrditev od preostalega dokumenta. Ne uporabljajte agresivnih filtrov, ki odstranijo bled odtis ali drobno besedilo.

• Zajemite vse štiri robove vsake strani.
• Dodajte hrbtno stran, če vsebuje podatke, žige ali zaznamke.
• Preverite vrstni red in skupno število strani.
• Posnetek odprite v večji velikosti ter preverite imena, številke in drobne opombe.
• Če dokument vsebuje dodatno potrditev, vključite tudi ta list.

Pri daljšem dokumentu je en urejen PDF preglednejši od številnih nepovezanih fotografij. Vendar datotek ne združujte tako, da bi se izgubila ločljivost. Ohranite izvirne posnetke, da jih lahko po potrebi pošljete še posebej. Če je dokument že elektronsko izdan, je praviloma bolje posredovati izvorno datoteko kot tiskati in ponovno skenirati.

Ali je fotografija s telefonom dovolj dobra?

Lahko je, če je ostra, pravilno osvetljena in zajema celotno listino. Fotografirajte naravnost od zgoraj, brez močnega nagiba. Izogibajte se odsevu svetilke, senci telefona in prstom, ki prekrivajo besedilo. Pri plastificirani kartici poskusite z mehko dnevno svetlobo. Dokument naj bo na mirni, kontrastni podlagi, da so robovi vidni.

Za prevod vozniškega dovoljenja sta pomembni obe strani, pri spričevalu pa tudi drobne opombe pod tabelo. Če eno polje ostane nečitljivo, naredite dodaten bližnji posnetek, a priložite tudi celotno stran. Bližnji izrez brez konteksta ne pokaže, kam podatek sodi in ali je del iste listine.

Kaj storiti z elektronsko podpisanim dokumentom?

Elektronsko izdani dokument pošljite kot izvorno datoteko, kakršno ste prejeli. Zaslonska slika ali sken izpisa ne ohrani nujno vseh lastnosti izvornega dokumenta. Pri povpraševanju povejte, da gre za elektronsko izdajo, in posredujte zahteve prejemnika glede oddaje. Ne odstranjujte podpisnih strani ali prilog samo zato, ker se zdijo tehnične.

Papirni overjeni prevod, njegov sken in elektronsko podpisani prevod niso ista oblika. Prejemnik lahko za svoj postopek zahteva določeno različico. Če navodilo omenja elektronski podpis, ga pošljite v celoti, da lahko preverimo možnosti izvedbe. Razpoložljive oblike niso enake za vsako jezikovno kombinacijo in vsak postopek, zato jih potrdimo pred naročilom.

Izvirnik, overjena kopija ali kopija?

Pri sodnem prevodu je treba dogovoriti, s katero obliko dokumenta bo prevod povezan. Pravilno rešitev določajo zahteve prejemnika in pravila izvedbe. Izvirnika zato ne pošiljajte na slepo. Najprej vprašajte, ali je potreben in ali lahko za vaš namen uporabite drugo sprejemljivo obliko. Če izvirnik potrebujete še za drug postopek, to povejte pravočasno.

Za splošno razumevanje prevoda javnih listin so uporabna pojasnila eUprave o overitvah. Konkretno navodilo ustanove pa naj vodi vaše naročilo. Če imate več prejemnikov, preverite vsakega, saj sprejem kopije pri enem ne pomeni nujno sprejema pri drugem.

Ne pozabite žigov, apostille in prilog

Stran z malo besedila je lahko pomemben del listine. Žig, potrdilo o pravnomočnosti ali apostille lahko vpliva na obseg in končno obliko prevoda. Pri sodbi vključite pripadajoča potrdila; pri diplomi preverite zahtevano prilogo. Če dodatno potrditev še čakate, to navedite ob pošiljanju.

Za prevod listine z apostille pošljite listino in potrditev skupaj. Uradne vezave ne razstavljajte zaradi skeniranja. Če je del besedila skrit, se dogovorite za primeren način pregleda. Prav tako ne popravljajte imen, datumov ali številk v sliki. Če izvirnik vsebuje napako, jo rešujte pri izdajatelju; prevod ne sme prikrito ustvariti drugačne listine.

Kaj napisati poleg priponke?

Samo sporočilo »koliko stane prevod?« ne vsebuje dovolj podatkov. Navedite izvorni in ciljni jezik, državo uporabe, prejemnika, namen, želeni rok in število izvodov. Če niste prepričani o jeziku izvirnika, pošljite dokument za pregled in tega ne ugibajte. Za ponudbo je pomemben dejanski dokument, ne samo njegovo ime.

Uporaben primer povpraševanja je: »Pošiljam diplomo in prilogo. Potrebujem prevod iz slovenščine v nemščino za navedeno ustanovo v Avstriji. Dokumente moram oddati do navedenega datuma; v priponki so tudi njihove zahteve glede overitve.« Strani za nemščino in angleščino vsebujejo še kontekst pogostih naročil.

Varno in pregledno pošiljanje

Pošljite samo dokumentacijo, ki je potrebna za naročilo. Za občutljive zdravstvene, sodne ali druge osebne listine se lahko najprej dogovorite o načinu predaje. V sporočilu ne dodajajte nepovezanih osebnih podatkov. Pred pošiljanjem preverite naslov prejemnika in priponke, zlasti kadar imate v računalniku več različic dokumenta.

Datoteke poimenujte preprosto, na primer po vrsti listine in zaporedni številki. Posebej označite referenčne prevode in osnutke, da se ne zamenjajo s končno različico. Če pozneje pošljete dopolnitev, napišite, ali nadomešča prejšnjo datoteko ali jo dopolnjuje. Takšna organizacija prihrani več časa kot pošiljanje številnih kratkih sporočil brez pojasnila.

Pogosta vprašanja